Als je je eigen bedrijf runt, heb je als het goed is allerlei verschillende afnemers van je producten. Je acquireert en investeert in langdurige goede contacten, zodat het voor beide partijen een vruchtbare samenwerking is. Maar er kunnen zich weleens ongemakkelijke momenten voordoen en dan is het goed te weten hoe je dat het beste aan kan pakken. Want je wil je klanten uiteraard behouden en zelf een goede naam vestigen. Daarom geef ik in deze blog tips voor het oplossen van problemen met je klant.
Open en duidelijk zijn
Ook al doe je je best de beste kwaliteit te leveren, toch kan het weleens voorkomen dat een klant niet tevreden is. Uiteraard gebruik je je algemene voorwaarden als basis voor je standpunt, maar eerst is het van belang dat je luistert naar het probleem van de klant en deze serieus neemt. Probeer snel in kaart te krijgen wat er aan de hand is en hoe dat heeft kunnen gebeuren als dat te achterhalen is. Als op basis daarvan blijkt dat jij verantwoordelijk bent voor een oplossing, moet je verder niet te veel in discussie gaan. Bied je excuses aan voor het ongemak en geef aan dat je een nieuw product zal versturen. Als het om een grote afname gaat, komt je bedrijfsbelang wellicht te veel in het geding en houd je je gewoon aan de overeengekomen algemene voorwaarden. Blijf er wel op gericht eruit te komen met elkaar om daarna de goede samenwerking weer te kunnen hervatten. Maar als jullie er echt niet uitkomen met elkaar, verlos je dan van de klant. Het geeft negatieve energie en je kan je tijd dan beter in een contact steken dat wel positief verloopt.
Redelijkheid
Ook is het erg lastig als een klant niet wil of kan betalen. Blijf ook hierbij gericht op een goede verstandhouding. Zo lang jij je redelijk opstelt, heb je de meeste kans dat de ander dit ook blijft doen en zullen jullie het probleem samen kunnen oplossen. Als iemand niet kan betalen, kan je bijvoorbeeld aanbieden de klant in termijnen te laten betalen. Maar wanneer het niet lukt er samen uit te komen, moet je de volgende stap nemen en een incassobureau inschakelen. Als jij je redelijk opstelt, maar de ander niet beweegt om tot een oplossing te komen, moet je een grens stellen. Laat de klant weten dat je het jammer vindt dat jullie samen geen oplossing hebben kunnen vinden. Dat je hem daarom in gebreke stelt en een incassobureau zal inschakelen. Zij zullen dan bemiddelen, zodat de betaling geïncasseerd kan worden. Eventueel kunnen ze nog verdere juridische stappen ondernemen, mocht dat nodig zijn. Je kan de afhandeling dus aan hen overlaten, waardoor jij je weer kan richten op andere werkzaamheden voor je bedrijf.